Keskimäärin myyjien ajasta menee 65 % muuhun kuin myyntityöhön. Aikaa menee prospektointiin, potentiaalisten myyntiliidien tutkimiseen, CRM kirjauksiin, tapaamisajankohtien sopimiseen ja buukkaukseen, tarjousten laatimisiin sekä siihen, kun odotellaan että joku tuotannosta ehtisi tsekata tarjouksen läpi. Miten siis voidaan antaa myyjille lisää aikaa myyntiin?
Pk-yrityksillekin hyvin kohtuullisilla investoinneilla pääsee käsiksi työkaluihin, joiden avulla myyjien arvokasta aikaa asiakkaiden kanssa voidaan kasvattaa. Myynnin automaatio tarjoaa pk-yritykselle paljon mahdollisuuksia kasvun tehostamiseksi. Ensimmäisenä ajatuksena myynnin automaatiosta mieleen juolahtaa helposti chattirobotit ja tekoäly, mutta oikeastaan myynnin automaatiossa pääsee liikkeelle hyvin yksinkertaisilla asioilla. Tärkein työkalu myynnin automaatiossa on moderni CRM eli asiakkuudenhallintajärjestelmä. Käydään läpi 6 aikasyöppöä, joita automatisoimalla saadaan myyjälle 40% lisää aikaa tehdä myyntiä.
1. Prospektointi ja kuumemmat myyntiliidit
Ehdottomasti eniten aikaa palaa uusasiakashankintaa tekevällä myyjällä usein prospektointiin ja myyntiliidien etsimiseen. Markkinoinnilla on hyvin tärkeä rooli tämän aikasyöpön tehostamisessa. Markkinoinnin tuottamat myyntiliidit kirjautuvat moderniin CRM-järjestelmään automaattisesti kaikkine perustietoineen, ja myyjälle tulee tästä ilmoitus. Mitä kuumempia liidejä myyntitiimi saa, sitä tehokkaammin se tietysti pystyy käyttämään aikaansa oikeanlaisten asiakaskohtaamisten parissa. Tämä kohta vaatii yritykseltä toki myös tehokasta markkinointia, joka tuottaa myyntiliidejä ihan henkilötasolla. Myynnin eri rutiinityövaiheiden ajankäytön tehostamisen lisäksi on tärkeää jatkuvasti kehittää markkinoinnin tuottamien liidien laatua ja määrää.
2. Yritystietojen ja muiden myyntiliidien tietojen kerääminen
Yritysten perustietojen kerääminen alkaa olla työtä mitä myyjän ei enää kuuluisi tehdä. Moderni CRM kerää myyjälle automaattisesti yrityksen tärkeimmät perustiedot toimipaikasta liikevaihtoluokkaan, kun uusi yritys ja sen verkkodomain on lisätty järjestelmään. Tämän lisäksi toinen tärkeä tiedonkeräämisen vaihe, mihin myyjillä menee aikaa, ovat liidit. Vielä liian monessa yrityksessä myynnille tulevat liidit ovat vain nimiä, joiden kyljessä on parhaassa tapauksessa yhteystiedot ja firman nimi. Siitä on aika paljon työläämpi matka lähteä rakentamaan kauppaa kuin tilanteesta, jossa myyjä näkee yhdellä näkymällä CRM:stä mistä liidi on tullut, onko hän vieraillut verkkosivuilla ja missä siellä, mitkä ovat hänen yrityksensä perustiedot ja mitkä eri markkinointisisällöt häntä ovat kiinnostaneet.
3. Tapaamisajankohdan sopiminen
Jokaiselle myyjälle on varmasti tuttua eri päivämäärien ja kellonaikojen pallottelu asiakkaan kanssa sähköpostilla. Miltä kuulostaisi jos asiakas voisi varata ajan myyjän kalenterista itse? Hommaa voidaan siis helpottaa luomalla myyjille käyttöön tapaamislinkkejä. Asiakkaalle lähetetään tapaamislinkki, jonka kautta hän voi varata itselleen sopivan ajan suoraan myyjän kalenterista. Jos homma toimii viimeisen päälle, niin markkinointi tuottaa myyjille suoraan tapaamisvarauksia linkin kautta, ilman että myyjän tarvitsee tehdä mitään.
4. Myynnin vaiheiden seuranta – henkilökohtaiset sähköpostiautomaatiot
Kun potentiaalisille asiakkaille tehdään tarjouksia, olisi syytä huolehtia, että tarjous meni perille sekä tehdä tarvittavat seurantapuhelut. Tämä homma aiheuttaa myös melkoisen läjän sähköposteja ja kalenterimerkintöjä. Modernin CRM ohessa olevan automaation avulla eri myynnin työvaiheita pystytään automatisoimaan. Myyjälle saadaan tulemaan ilmoitus, kun potentiaalinen asiakas on avannut tarjouksen tai myyjän sähköpostista voi lähteä automaattisesti muistutusviesti tarjouksesta, jos potentiaalinen asiakas ei ole reagoinut tarjoukseen mitenkään.
5. Tarjouksen laskeminen
Yksi myynnin työläimmistä vaiheista on tarjousten tekeminen. Moderni CRM tekee tarjouksen myyjän puolesta muutamassa sekunnissa. Tehokkaimmillaan yrityksen perustiedot kuten tarjouksen sisältö ja hinnoittelu on mahdollista siirtää jo valmiille tarjouspohjalle suoraan CRM:ään merkittyjen tietojen pohjalta.
6. Sisäiset työjonot
Myyntitiimillä menee väkisinkin aikaa myös sisäiseen viestintään, varsinkin vähänkin isommassa organisaatiossa. Tätäkin osa-aluetta on mahdollista helpottaa automaation avulla. Moderni CRM sisältää automaatiotyökaluja, joiden avulla on mahdollista määritellä mitä tapahtuu, kun uusi tarjous esimerkiksi siirretään tarkistusvaiheeseen. Siitä saattaa seurata automaattinen ilmoitus asiantuntijalle, joka vielä tarkistaa tarjouksen sisällön. Vasta asiantuntijan kuittauksen jälkeen myyjälle tulee ilmoitus, että tarjous on ok ja hän voi siirtää sen tarjouksen lähettämisen työjonoon, joka lähettää automaattisesti asiakkaalle tarvittavat sähköpostit sekä merkkaa myyjän kalenteriin tarjouksen seurannan seuraavat toimenpiteet.
Monet yllä olevista asioista vaikuttavat hyvin itsestään selviltä, mutta silti yhä hyvin harva yritys hyödyntää näiden mahdollisuutta, ja se taas johtuu usein käytössä olevien ohjelmistojen rajoitteista. Esimerkiksi viiden hengen myyntitiimille modernin CRM-järjestelmän käyttöönotto hoituu kevyimmillään muutamassa tunnissa. Kohtien 1-5 käyttöönotto onnistuu niin ikään kevyesti, kun hyödynnetään modernin CRM:n valmiita ominaisuuksia. Järjestelmien kuukausikustannukset vaihtelevat ilmaisesta muutamiin kymppeihin, joten kokonaisuudessaan investointi maksaa itsensä takaisin todella nopeasti säästyneenä työaikana ja parantuneina myyntituloksina. Myyjille jää siis enemmän aikaa hankkia lisää uusia asiakkaita.